תוכן שיווקיהימים שבהם ניהלנו ניירת, הדפסות, חתימות ידניות, ופקסים – חלפו. עסקים מודרניים מבינים שזמן הוא משאב יקר, וחתימה על מסמכים חייבת להיות מהירה, חוקית, ובעיקר – דיגיטלית.
EZtime (איזיטיים) פיתחה פתרון מתקדם ופשוט במיוחד להחתמת מסמכים דיגיטליים – שמיועד לעסקים קטנים, בינוניים וגדולים, המעוניינים לחתום על חוזים, טפסים, הצעות מחיר, וטפסי 101 בצורה דיגיטלית, מאובטחת ויעילה – ולשמור הכול בתוך תיק העובד באופן אוטומטי.
למה לעבור להחתמה דיגיטלית?
בעצם מה הסיבה למה לעבור להחתמה דיגיטלית? החתמה דיגיטלית חוסכת זמן, מנקה שולחנות מניירת, מקצרת תהליכים, ומצמצמת שגיאות אנוש. היא מאפשרת לשלוח מסמך לכל עובד או לקוח – והם חותמים מהטלפון או מהמחשב תוך שניות.
החוק בישראל מכיר בחוזה חתום דיגיטלית כחוקי לכל דבר ועניין, כך שעסקים רבים כבר הבינו שאין טעם להמשיך בשיטות המסורתיות. מדובר במהלך שמקצר את משך הגיוס, מאיץ סגירת עסקאות, ומשפר את חוויית העובד והלקוח.
כל המסמכים במקום אחד – בתיק האישי של העובד
היתרון המרכזי במערכת של איזי טיים הוא השילוב עם תיק העובד. ברגע שעובד חותם על מסמך – החוזה, טופס 101, או הצהרת בריאות נשמרים אוטומטית בתיק האישי בענן.
אין צורך להדפיס, לסרוק, לשלוח באימייל או להעלות ידנית. ברגע שהחתימה הושלמה – הקובץ נכנס לתוך מערכת EZtime ומופיע בפרופיל העובד בצורה מסודרת. המנהל יכול להיכנס ולראות מה נחתם, מתי, ומי חתם.
אילו מסמכים ניתן להחתים?
במערכת החתמת המסמכים של איזיטיים ניתן לשלוח להחתמה את כל סוגי הקבצים הבאים:
- טופס 101 (לטופס פתיחת תיק עובד במס הכנסה)
- הסכמי עבודה וחוזים אישיים
- נספחים והצהרות פרטיות
- הצעות מחיר ללקוחות
- דוחות שעות או טפסי נוכחות
- טפסי יציאה לחופשה או אישורי מחלה
המערכת תומכת בקבצי PDF, Word, ותבניות קבועות, וניתן גם להוסיף שדות אוטומטיים כמו שם העובד, תאריך ההחתמה, וחתימה דיגיטלית מזוהה.
חתימה דיגיטלית בטוחה – שעומדת בדרישות החוק
אחד החששות של מנהלים הוא האם החתימה באמת תקפה. EZtime משתמשת בטכנולוגיה מאובטחת ומתקדמת, שמבוססת על זיהוי חד־חד ערכי של החותם, באמצעות כתובת אימייל, טלפון, קוד אימות וכתובת IP.
המערכת שומרת את היסטוריית ההחתמה, זמני פתיחה וסגירה של המסמך, וחותמת את הקובץ כך שלא ניתן לשנות אותו לאחר החתימה. כל חתימה עומדת בתקן משפטי מלא – כך שאין חשש להשתמש בה בחוזים, הסכמים או מסמכים רגישים.
שליחת מסמכים בהמונים – תוך דקה
EZtime מתאימה גם לארגונים שרוצים לשלוח טופס 101 ל־50 עובדים, או חוזה עבודה חדש לכל העובדים עם עדכון שכר. באמצעות המערכת ניתן להעלות את הקובץ פעם אחת, לבחור את רשימת העובדים – והמערכת תשלח אוטומטית לכל אחד מהם עותק אישי לחתימה.
אפשר לעקוב בזמן אמת מי כבר חתם, מי פתח את הקובץ, ומי עוד לא קיבל. תזכורות נשלחות אוטומטית – בלי צורך להתקשר, לבדוק או להזכיר ידנית.
כך זה עובד בפועל
- המנהל מעלה מסמך חתימה חדש למערכת EZtime
- בוחר עובד אחד או כמה עובדים לשליחה
- העובד מקבל לינק ישיר לחתימה (בדוא"ל, SMS או דרך האפליקציה)
- החתימה מתבצעת על גבי המסך – מהטלפון או מהמחשב
- המסמך נשמר אוטומטית בתוך תיק העובד
אין יותר מסמכים חסרים, אין יותר תזכורות ידניות – הכול מתועד, נשמר, ומסונכרן עם מערכת הניהול של העסק.
שילוב עם אפליקציה לעובדים
אם אתם כבר משתמשים באפליקציית הנוכחות של איזיטיים, החתמת המסמכים נעשית דרכה בקלות. העובד מקבל התראה, נכנס לאפליקציה, חותם – וזהו.
המערכת מבטיחה שכל עובד יקבל את הטופס הנכון, בהתאם למידע האישי שלו, תפקידו או סוג ההסכם.
גם לקוחות יכולים לחתום בצורה פשוטה דרך SMS או קישור – ללא צורך בהרשמה.
יתרונות עיקריים של השירות
- חיסכון עצום בזמן – לא מדפיסים, לא סורקים
- מעקב אחרי חתימות והיסטוריה מלאה
- שילוב אוטומטי עם תיק העובד
- חתימה חוקית ומאובטחת
- תמיכה מלאה בעברית, עם שירות אישי
- שימוש חופשי במסגרת החבילה – בלי הפתעות
כמה זה עולה?
השירות נכלל בתוך מערכת EZtime – ללא תוספת עלות למשתמשים קיימים. כל לקוח במסלול מתקדם או פרימיום יכול להפעיל את מודול החתמת המסמכים וליהנות מכל הפונקציות באופן מיידי.
גם במסלול הבסיסי ניתן להשתמש במערכת – והכול כולל שירות, תמיכה והדרכה מלאה.
לסיכום
החתמה דיגיטלית היא לא רק טכנולוגיה – זו דרך חדשה, חכמה ומסודרת לנהל את העסק. במקום לרדוף אחרי ניירות, אפשר להתמקד בעובדים, לקוחות ותהליכים חשובים באמת.
EZtime מביאה לכם פתרון כולל – אפליקציית נוכחות, שעון נוכחות, סידור עבודה, והחתמת מסמכים דיגיטליים שמועלים אוטומטית לתיק העובד.
זו לא רק נוחות – זו גם מקצועיות, סדר וביטחון משפטי.
לפרטים נוספים ולדף השירות:
